ERP, CRM ja AI muodostavat yrityksen digitaalisen toimintaympäristön
Yrityksen kilpailukyky perustuu yhä enemmän siihen, kuinka tehokkaasti tieto liikkuu ihmisten, prosessien ja järjestelmien välillä.
Aiemmin yritykset hankkivat erillisiä ohjelmistoja eri tarpeisiin: yksi ohjelma myyntiin, toinen laskutukseen, kolmas varastonhallintaan ja neljäs asiakastietojen ylläpitämiseen. Tieto hajautui eri järjestelmiin, eikä kokonaiskuvaa ollut helppo muodostaa.
ERP-järjestelmät yhdistivät yrityksen sisäiset prosessit yhteen kokonaisuuteen. CRM-järjestelmät puolestaan auttoivat hallitsemaan asiakassuhteita ja myyntiä.
Nyt tekoäly muuttaa tätä ajattelutapaa jälleen.
Tulevaisuuden liiketoimintajärjestelmä ei ole enää pelkkä ERP tai CRM, vaan älykäs kokonaisuus, jossa tekoäly auttaa hyödyntämään kaikkea yrityksen tietoa päätöksenteossa ja päivittäisessä työssä.
ERP – yrityksen toiminnan perusta
ERP (Enterprise Resource Planning) eli toiminnanohjausjärjestelmä kokoaa yrityksen keskeiset liiketoimintaprosessit samaan järjestelmään.
Tyypillisiä ERP:n osa-alueita ovat:
- myynti ja tilaukset
- projektinhallinta
- tuotannonohjaus
- taloushallinto
- ostot ja logistiikka
- varastonhallinta
- henkilöstöhallinto
- raportointi.
ERP huolehtii siitä, että yrityksen toiminta perustuu ajantasaiseen tietoon ja yhteisiin toimintatapoihin.
CRM – asiakkuuksien hallinnan keskus
CRM (Customer Relationship Management) keskittyy asiakkaisiin ja myyntiin.
Sen avulla yritys hallitsee esimerkiksi
- asiakastiedot
- yhteydenpidon
- tarjoukset
- myyntimahdollisuudet
- markkinoinnin
- asiakaspalvelun
- huoltohistorian.
Hyvin toteutettu CRM auttaa rakentamaan pitkäaikaisia asiakassuhteita ja kasvattamaan myyntiä.
ERP ja CRM täydentävät toisiaan
ERP ja CRM eivät ole kilpailijoita.
CRM auttaa hankkimaan ja palvelemaan asiakkaita.
ERP huolehtii siitä, että asiakkaalle luvatut tuotteet ja palvelut toimitetaan tehokkaasti.
Kun järjestelmät toimivat yhdessä, tieto kulkee automaattisesti esimerkiksi
- tarjouksesta tilaukseksi
- tilauksesta tuotantoon
- tuotannosta toimitukseen
- toimituksesta laskutukseen
- laskutuksesta raportointiin.
Tekoäly yhdistää järjestelmät uudella tavalla
Aikaisemmin käyttäjän piti itse etsiä tietoa eri järjestelmistä.
Nyt tekoäly pystyy kokoamaan tiedot automaattisesti.
Se voi esimerkiksi
- etsiä asiakkaaseen liittyvät tiedot useista järjestelmistä
- laatia tarjousluonnoksen
- tehdä kokousmuistion
- ennustaa myynnin kehitystä
- tunnistaa toimitusriskejä
- ehdottaa varaston täydennyksiä
- havaita poikkeamia talousluvuissa
- auttaa asiakaspalvelussa
- automatisoida rutiinitehtäviä.
Tekoäly ei korvaa ERP- tai CRM-järjestelmää, vaan tekee niiden hyödyntämisestä huomattavasti tehokkaampaa.
AI muuttaa myös järjestelmien roolia
Perinteinen järjestelmä vastasi käyttäjän kysymyksiin.
AI-pohjainen järjestelmä alkaa itse ehdottaa toimenpiteitä.
Esimerkiksi:
"Kolme asiakasta näyttää siirtyvän kilpailijalle."
"Varastosta loppuu tämä tuote ensi viikolla."
"Tämän projektin kate jää alle tavoitteen."
"Nämä viisi asiakasta kannattaisi kontaktoida tällä viikolla."
Järjestelmä muuttuu passiivisesta tietovarastosta aktiiviseksi liiketoiminnan avustajaksi.
Mitä yrityksen kannattaa huomioida järjestelmiä valittaessa?
Pelkkä ohjelmiston ominaisuuslista ei enää riitä.
Yhä tärkeämpiä ovat esimerkiksi
- järjestelmän helppokäyttöisyys
- integraatiot muihin ohjelmistoihin
- avoimet rajapinnat
- tekoälyominaisuuksien kehityssuunta
- toimittajan AI-strategia
- mahdollisuus hyödyntää yrityksen omaa dataa
- tietoturva ja tietosuoja
- järjestelmän laajennettavuus tulevaisuudessa.
Tulevaisuuden liiketoimintajärjestelmä
Lähivuosina ERP:n ja CRM:n välinen raja hämärtyy.
Niiden rinnalle tulee uusia AI-palveluja, agentteja ja automaatioita, jotka hyödyntävät kaikkien järjestelmien tietoja yhtä aikaa.
Yrityksen näkökulmasta tärkeintä ei enää ole, missä järjestelmässä tieto sijaitsee, vaan kuinka helposti tieto voidaan hyödyntää päätöksenteossa, asiakaspalvelussa ja liiketoiminnan kehittämisessä.
Tulevaisuuden kilpailuetu syntyy kyvystä yhdistää ihmiset, prosessit, tiedot ja tekoäly yhdeksi toimivaksi kokonaisuudeksi.