Mikroyrityksessä yrityksen toiminta ja yrittäjän oma elämä kietoutuvat usein tiiviisti yhteen. Yrittäjä ei ole vain yrityksen omistaja, vaan tavallisesti myös myyjä, asiantuntija, työnjohtaja, asiakaspalvelija ja talouden seuraaja.
Sama henkilö tuntee asiakkaat, muistaa sovitut asiat, ratkaisee ongelmat ja huolehtii siitä, että laskut lähtevät ajallaan. Tämä voi tehdä toiminnasta joustavaa ja tehokasta. Samalla yrityksestä voi kuitenkin tulla hyvin riippuvainen yhdestä ihmisestä.
Mikroyrityksen toiminnanohjauksessa ei siksi ole kyse vain työtehtävien, tilausten tai laskutuksen hallinnasta. Kyse on myös yrittäjän jaksamisesta, perheen asemasta, henkilökohtaisesta taloudesta sekä yritystoiminnan jatkuvuudesta.
Mikroyrityksen vahvuus voi olla myös sen haavoittuvuus
Pienessä yrityksessä päätökset syntyvät nopeasti. Asiakkaiden tarpeisiin voidaan reagoida ilman pitkiä hyväksymisketjuja, ja yrittäjä tuntee usein sekä asiakkaat että yrityksen tilanteen erittäin hyvin.
Ongelmaksi tämä muuttuu silloin, kun tärkeät tiedot ovat vain yrittäjän muistissa, sähköpostissa, puhelimessa tai eri paperien joukossa.
Yrityksen arki voi näyttää ulospäin sujuvalta, vaikka sen toiminta olisi yhden henkilön muistin ja työkyvyn varassa. Tällöin yrittäjän poissaolo voi pysäyttää esimerkiksi:
- asiakasyhteydenpidon
- tarjousten ja tilausten käsittelyn
- työtehtävien suunnittelun
- laskutuksen ja maksujen seurannan
- hankinnat ja tavarantoimittajayhteydet
- viranomaisille ja kirjanpitäjälle toimitettavat tiedot.
Yrittäjäriippuvuutta ei voida aina poistaa, eikä se ole kaikissa mikroyrityksissä edes mahdollista. Sitä voidaan kuitenkin vähentää tekemällä yrityksen keskeiset tiedot, vastuut ja toimintatavat näkyviksi.
Katso elintärkeää kysymystä: Miksi myynti takkuaa? Myynti, CRM ja kannattava kasvu sivulta
Perhe on usein mukana yrityksessä, vaikka siitä ei olisi sovittu
Puoliso tai muu perheenjäsen voi osallistua yrityksen toimintaan monella tavalla. Hän saattaa hoitaa laskuja, vastata puhelimeen, auttaa kiireessä, kuljettaa tavaroita tai tuntea asiakkaat ja yrityksen historian.
Osallistuminen voi olla satunnaista ja epävirallista. Perheenjäsenellä ei välttämättä ole työsopimusta, omistusosuutta eikä selkeästi määriteltyä vastuuta. Silti hänen panoksensa voi olla yrityksen toiminnan kannalta merkittävä.
Epäselvyydet tulevat esiin usein vasta muutostilanteessa. Tällaisia tilanteita voivat olla yrittäjän sairastuminen, puolisoiden ero, perheenjäsenen vetäytyminen yrityksen tehtävistä tai yrityksen omistuksen vaihtuminen.
Siksi olisi hyvä sopia ainakin siitä:
- kuka hoitaa mitäkin tehtäviä
- mihin tietoihin ja järjestelmiin perheenjäsenellä on pääsy
- onko osallistuminen palkallista työtä, yrittäjätoimintaa vai satunnaista avustamista
- mitä tapahtuu, jos yrittäjä ei itse pysty hoitamaan yrityksen asioita.
Selkeät vastuut eivät tee pienestä yrityksestä tarpeettoman jäykkää. Ne vähentävät epävarmuutta ja suojaavat sekä yritystä että perhettä.
Yrityksen riskit voivat ulottua yrittäjän henkilökohtaiseen omaisuuteen
Mikroyrityksen rahoituksessa yrittäjän henkilökohtaisella taloudella on usein suuri merkitys. Yrityksen lainojen tai muiden sitoumusten vakuutena voi olla yrittäjän asuntoa, muuta omaisuutta tai henkilökohtaisia takauksia.
Tällöin yrityksen taloudellinen riski ei jää vain yrityksen sisälle. Heikentynyt kannattavuus, suuri asiakasmenetys tai epäonnistunut investointi voi vaikuttaa suoraan myös yrittäjän ja hänen perheensä talouteen.
Siksi toiminnanohjauksen pitäisi auttaa yrittäjää näkemään riittävän ajoissa esimerkiksi:
- paljonko yrityksellä on avoimia tarjouksia ja tilauksia
- mistä tulevien kuukausien kassavirta muodostuu
- mitkä asiakkaat tai projektit ovat kannattavia
- kuinka suuri osa liikevaihdosta tulee yhdeltä asiakkaalta
- mitä maksuja ja rahoitusvastuita on tulossa
- miten pitkään yritys selviää, jos myynti tilapäisesti heikkenee.
Mitä suurempi henkilökohtainen taloudellinen riski yrittäjällä on, sitä tärkeämpää on, että yrityksen tilannetta seurataan ajantasaisesti. Pelkkä tilinpäätös tai kerran kuukaudessa saatava kirjanpidon raportti ei välttämättä riitä varoittamaan nopeasti muuttuvasta tilanteesta.
Mitä tapahtuu, jos yrittäjä sairastuu?
Yrittäjän sairastuminen tai työkyvyttömyys on mikroyrityksessä sekä henkilökohtainen että liiketoiminnallinen kriisi. Jos yrityksen toiminta perustuu yrittäjän omaan työpanokseen, tulot voivat vähentyä heti.
Tilanne vaikeutuu entisestään, jos kukaan muu ei tiedä:
- mitä asiakkaille on luvattu
- missä vaiheessa keskeneräiset työt ovat
- miten tarjouksia, tilauksia ja laskutusta hoidetaan
- mistä tärkeät sopimukset löytyvät
- kenellä on käyttöoikeudet pankkiin, sähköpostiin ja järjestelmiin
- kehen tavarantoimittajista, kirjanpidosta tai muista yhteistyökumppaneista otetaan yhteyttä.
Kaikkeen ei voi varautua täydellisesti. Yritykselle voidaan silti laatia yksinkertainen jatkuvuussuunnitelma.
Siinä kuvataan tärkeimmät keskeneräiset työt, asiakkaat, yhteyshenkilöt, sopimukset, järjestelmät ja vastuut. Samalla on huolehdittava siitä, että käyttöoikeuksien järjestäminen on turvallista eikä salasanoja säilytetä suojaamattomasti.
Jo yhden tai kahden viikon poissaoloon varautuminen voi estää asiakassuhteiden katkeamisen ja laskutuksen pysähtymisen.
Sukupolvenvaihdos alkaa paljon ennen omistajan vaihtumista
Monessa mikroyrityksessä yritys on rakentunut yrittäjän henkilökohtaisen osaamisen, maineen ja asiakassuhteiden varaan. Tämä voi vaikeuttaa yrityksen siirtämistä seuraavalle sukupolvelle tai myymistä ulkopuoliselle jatkajalle.
Yrityksellä voi olla hyvä asiakaskunta ja kannattava toiminta, mutta ostajan tai jatkajan näkökulmasta keskeinen kysymys on: jatkuuko toiminta ilman nykyistä yrittäjää?
Jos asiakastiedot ovat puutteellisia, työmenetelmiä ei ole kuvattu ja sopimukset ovat vain yrittäjän tiedossa, yrityksen arvo voi jäädä odotettua pienemmäksi.
Sukupolvenvaihdokseen tai yrityksen myyntiin valmistautuminen tarkoittaa käytännössä sitä, että yrityksen toimintaa irrotetaan vähitellen yrittäjän muistista ja henkilökohtaisista toimintatavoista.
Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi:
- asiakas- ja sopimustietojen kokoamista
- työvaiheiden ja vastuiden kuvaamista
- kannattavuuden seurantaa asiakkaittain tai palveluittain
- käyttöoikeuksien ja omistajuuksien selventämistä
- tiedostojen ja dokumenttien järjestämistä
- asiakassuhteiden siirtämistä asteittain myös muiden hoidettaviksi.
Hyvin johdettu yritys on helpompi siirtää seuraavalle yrittäjälle. Samalla sen arvo voi kasvaa.
Yrityksen ja vapaa-ajan raja katoaa helposti
Mikroyrityksessä työ ei aina pääty työpäivän mukana. Asiakkaat voivat soittaa iltaisin, tarjoukset valmistuvat viikonloppuna ja laskutus hoidetaan silloin, kun varsinaisilta töiltä jää aikaa.
Kun yrityksen asiat kulkevat jatkuvasti yrittäjän mukana, työstä palautuminen vaikeutuu. Vapaa-aika täyttyy pienistä keskeneräisistä tehtävistä ja muistettavista asioista.
Toiminnanohjauksen yksi tehtävä on vähentää tätä henkistä kuormaa. Kun tehtävät, sovitut asiat ja määräajat ovat yhdessä paikassa, kaikkea ei tarvitse pitää jatkuvasti mielessä.
Tähän ei välttämättä tarvita raskasta ERP-järjestelmää. Mikroyritykselle sopiva ratkaisu voi olla esimerkiksi yksinkertainen asiakkuudenhallinta, työnohjaus, projektinhallinta, ajanvaraus tai talouden seurannan kokonaisuus.
Tärkeintä on, että käytettävät välineet tukevat yrittäjän työtä eivätkä lisää sitä.
Milloin toiminnanohjausta kannattaa kehittää?
Toiminnanohjauksen kehittämistä kannattaa harkita viimeistään silloin, kun:
- yrittäjä ei enää muista kaikkia sovittuja asioita
- laskutus viivästyy tai tehtyjä töitä jää laskuttamatta
- asiakas- ja työkohtaisia tietoja on vaikea löytää
- yrityksen kannattavuutta ei pystytä arvioimaan riittävän nopeasti
- työntekijöiden tai perheenjäsenten vastuut ovat epäselviä
- yrittäjän poissaolo pysäyttäisi toiminnan
- yritykselle etsitään jatkajaa tai ostajaa
- työasiat vievät jatkuvasti vapaa-ajan.
Kehittämisen ei tarvitse alkaa järjestelmän hankinnasta. Ensin kannattaa tunnistaa yrityksen tärkeimmät työnkulut, vastuut ja tiedot.
Vasta sen jälkeen voidaan arvioida, riittävätkö nykyisten työvälineiden parempi käyttö ja yhteiset toimintatavat vai tarvitaanko uusi järjestelmä.
Toiminnanohjaus suojaa myös yrittäjää
Mikroyrityksen toiminnanohjauksen tavoitteena ei ole rakentaa pienestä yrityksestä suuryrityksen kaltaista organisaatiota.
Tavoitteena on tehdä yrityksen toiminnasta riittävän näkyvää, ennakoitavaa ja jatkuvaa. Samalla vähennetään yrittäjän muistikuormaa, helpotetaan päätöksentekoa ja varaudutaan tilanteisiin, joissa kaikki ei suju suunnitellusti.
Kun yrityksen tieto, vastuut ja toimintatavat eivät ole vain yhden ihmisen varassa, yritys kestää paremmin muutoksia. Se helpottaa myös yrittäjän omaa arkea.
Hyvä toiminnanohjaus ei siis suojaa vain yritystä. Se suojaa myös yrittäjää ja hänen perhettään.