Yrityksissä käytetään monenlaisia tietojärjestelmiä. ERP, CRM, MES, WMS, BI ja muut lyhenteet voivat kuitenkin tehdä kokonaisuudesta vaikeasti hahmotettavan.
Järjestelmät eivät ole itseisarvo. Niiden tehtävänä on tukea yrityksen työtä, tiedonkulkua, asiakaspalvelua, tuotantoa, talouden hallintaa ja päätöksentekoa.
Pieni yritys voi tulla hyvin toimeen CRM-järjestelmällä, taloushallinnon ohjelmistolla ja muutamalla muulla työkalulla. Suuremmassa tai toiminnaltaan monimutkaisemmassa yrityksessä tarvitaan usein laajempi järjestelmäkokonaisuus.
Tärkeää ei ole järjestelmän tyyppi se, kuinka hyvin se tukee yrityksen toimintaa ja miten se toimii yhdessä muiden järjestelmien kanssa.
Yritysjärjestelmien tehtävät lyhyesti
| Järjestelmä | Päätehtävä | Tyypillisiä toimintoja |
|---|---|---|
| ERP | Yrityksen resurssien ja prosessien kokonaisohjaus | tilaukset, hankinta, varasto, tuotanto, toimitukset ja talous |
| CRM | Asiakkuuksien ja myynnin hallinta | asiakastiedot, myyntiputki, tarjoukset ja yhteydenpito |
| MES | Tuotannon toteutuksen ohjaus | työvaiheet, koneet, tuotantotilanne, laatu ja jäljitettävyys |
| WMS | Varaston operatiivinen hallinta | vastaanotto, varastopaikat, keräily, inventointi ja lähetys |
| SCM | Toimitusketjun suunnittelu ja hallinta | hankinta, materiaalivirrat, toimittajat ja toimitukset |
| Taloushallinto | Rahaliikenteen ja kirjanpidon hallinta | laskutus, ostolaskut, kirjanpito, maksut ja raportointi |
| HR-järjestelmä | Henkilöstön hallinta | työajat, palkat, poissaolot, osaaminen ja henkilöstötiedot |
| Projektinhallinta | Projektien suunnittelu ja seuranta | tehtävät, aikataulut, resurssit ja kustannukset |
| BI ja raportointi | Tiedon analysointi ja johtamisen tuki | raportit, mittarit, analyysit ja ennusteet |
| PDM ja PLM | Tuote- ja elinkaaritiedon hallinta | tuoterakenteet, piirustukset, versiot ja muutokset |
| Dokumentinhallinta | Asiakirjojen hallinta | sopimukset, ohjeet, hyväksynnät, versiot ja käyttöoikeudet |
Järjestelmien väliset rajat eivät ole aina tarkkoja. Yksi ERP-järjestelmä voi sisältää esimerkiksi CRM-, varasto-, tuotanto- ja taloushallinnon toimintoja. Toisessa yrityksessä vastaavat tehtävät hoidetaan useilla erillisillä järjestelmillä.
ERP yhdistää yrityksen keskeisiä toimintoja
ERP tulee sanoista Enterprise Resource Planning. Suomessa puhutaan yleensä toiminnanohjausjärjestelmästä.
ERP-järjestelmän tarkoitus on yhdistää yrityksen keskeisiä tietoja ja prosesseja samaan kokonaisuuteen. Järjestelmässä voidaan hallita esimerkiksi:
- asiakas- ja myyntitilauksia
- hankintoja
- varastoja
- tuotantoa
- toimituksia
- projekteja
- laskutusta
- taloushallintoa
- resursseja.
ERP:n suurin hyöty ei synny siitä, että kaikki toiminnot ovat teknisesti saman ohjelmiston sisällä. Hyöty syntyy siitä, että tieto kulkee prosessin mukana.
Kun asiakastilaus kirjataan järjestelmään, sama tieto voi ohjata hankintaa, tuotantoa, varastoa, toimitusta, laskutusta ja raportointia. Tietoja ei tarvitse kirjoittaa moneen kertaan eri paikkoihin.
Pienelle yritykselle laaja ERP voi olla tarpeettoman raskas. ERP tulee yleensä ajankohtaiseksi, kun toiminta kasvaa, prosessit monimutkaistuvat tai eri toimintojen yhteensovittaminen alkaa vaatia liikaa käsityötä.
Lue tarvitseeko yritys ERP:in kun se kasvaa: Milloin pk-yritys tarvitsee ERP-järjestelmän?
CRM auttaa hallitsemaan asiakkuuksia ja myyntiä
CRM tulee sanoista Customer Relationship Management. CRM tarkoittaa sekä asiakkuuksien johtamista että sitä tukevaa järjestelmää.
CRM-järjestelmä kokoaa yhteen asiakkaita, yhteyshenkilöitä, myyntimahdollisuuksia ja yhteydenpitoa koskevia tietoja. Sen avulla yritys voi seurata esimerkiksi:
- keitä asiakkaat ja yhteyshenkilöt ovat
- mitä asiakkaan kanssa on sovittu
- missä vaiheessa myyntimahdollisuus on
- mitä tarjouksia asiakkaalle on tehty
- milloin asiakkaaseen pitäisi olla seuraavan kerran yhteydessä
- miten markkinointi ja myynti etenevät.
CRM ei siis ole vain sähköinen asiakasrekisteri. Se auttaa tekemään myyntityöstä suunnitelmallisempaa ja vähentämään riippuvuutta yksittäisten ihmisten muistista.
Pienelle yritykselle CRM voi olla ensimmäinen varsinainen toiminnanohjauksen väline. Se voi yhdessä taloushallinnon ja muutaman muun työkalun kanssa riittää pitkälle ilman laajaa ERP-järjestelmää.
Lue miksi moni aloittaa CRM:llä : Milloin pienyritys tarvitsee CRM:n?
MES ohjaa tuotannon käytännön toteutusta
MES tulee sanoista Manufacturing Execution System. Se on erityisesti valmistavan teollisuuden tuotannonohjausjärjestelmä.
ERP ja MES tarkastelevat tuotantoa hieman eri näkökulmista.
ERP kertoo yleensä, mitä pitäisi valmistaa, milloin tuotteiden pitäisi valmistua ja mitä materiaaleja tai resursseja tarvitaan. MES seuraa ja ohjaa sitä, mitä tuotannossa todella tapahtuu.
MES-järjestelmä voi näyttää esimerkiksi:
- mikä työvaihe on käynnissä
- millä koneella työ tehdään
- kuka työn suorittaa
- kuinka paljon on valmistunut
- missä syntyy viivettä
- onko tuotannossa laatu- tai materiaalipoikkeamia
- miten tuotteet ja työvaiheet voidaan jäljittää.
MES toimii siten lähellä tuotannon päivittäistä tekemistä. Se voi välittää toteutuneet tuotantotiedot takaisin ERP-järjestelmään.
WMS ohjaa varaston päivittäistä toimintaa
WMS tulee sanoista Warehouse Management System. Se on varastonhallintajärjestelmä, joka ohjaa varaston operatiivista työtä.
ERP-järjestelmä voi kertoa, paljonko tuotetta pitäisi olla varastossa. WMS voi puolestaan kertoa tarkemmin, missä hyllypaikassa tuote sijaitsee, miten se kerätään ja missä järjestyksessä lähetykset käsitellään.
WMS-järjestelmä voi tukea esimerkiksi:
- tavaran vastaanottoa
- varastopaikkojen hallintaa
- keräilyä ja pakkaamista
- inventointia
- lähettämistä
- erä- ja sarjanumeroseurantaa
- varastotyön tehokkuuden seurantaa.
Pienessä varastossa ERP:n oma varastotoiminto voi riittää. Suuressa tai nopeasti liikkuvassa varastossa erillinen WMS voi tuoda huomattavaa hyötyä.
SCM tukee toimitusketjun hallintaa
SCM tulee sanoista Supply Chain Management. Se tarkoittaa toimitusketjun suunnittelua ja hallintaa.
Toimitusketju ulottuu toimittajista ja materiaalien hankinnasta yrityksen oman toiminnan kautta aina asiakkaalle tapahtuvaan toimitukseen asti.
SCM-järjestelmän avulla voidaan hallita esimerkiksi:
- kysyntäennusteita
- hankintasuunnitelmia
- toimittajia
- materiaalien saatavuutta
- varastotasoja
- kuljetuksia
- toimitusaikoja.
SCM voi olla ERP:n osa tai erillinen järjestelmä. Sitä tarvitaan erityisesti silloin, kun toimitusketju on laaja, kansainvälinen tai herkkä häiriöille.
Taloushallinnon järjestelmät seuraavat yrityksen rahaa
Taloushallinnon järjestelmillä hoidetaan yrityksen kirjanpitoa ja rahaliikennettä.
Niihin voi kuulua esimerkiksi:
- myyntilaskutus
- ostolaskujen käsittely
- maksuliikenne
- kirjanpito
- budjetointi
- kustannuslaskenta
- veroilmoitukset
- talousraportointi.
Pienessä yrityksessä taloushallinto voi olla oma erillinen pilvipalvelunsa, jota käytetään yhdessä tilitoimiston kanssa. Laajemmassa ERP-järjestelmässä taloushallinto on usein osa samaa kokonaisuutta.
Tärkeää on, että myyntiä, hankintaa, projekteja ja tuotantoa koskevat tiedot siirtyvät taloushallintoon oikein ja riittävän nopeasti.
Lue tästä mitä tekoäly voi auttaa pienen yrityksen kirjanpidossa: Pienyrityksen kirjanpito ja AI (ai.toiminnanohjaus.fi:n artikkeli)
HR-järjestelmät tukevat henkilöstön hallintaa
HR-järjestelmä kokoaa henkilöstöön ja työsuhteisiin liittyviä tietoja. Se voi sisältää esimerkiksi:
- henkilöstön perustiedot
- työajat
- poissaolot ja lomat
- palkkatiedot
- osaamisen ja koulutusten hallinnan
- kehityskeskustelut
- rekrytoinnin
- työvuorosuunnittelun.
Palkkahallinto voi olla osa HR-järjestelmää, ERP-järjestelmää tai erillinen palvelu.
Projektinhallintajärjestelmät kokoavat projektityön
Projektinhallintajärjestelmää tarvitaan, kun yrityksen toiminta perustuu projekteihin, asiakastoimituksiin tai määräaikaisiin hankkeisiin.
Järjestelmällä voidaan hallita:
- tehtäviä
- aikatauluja
- vastuuhenkilöitä
- työmäärää
- resursseja
- kustannuksia
- dokumentteja
- projektin etenemistä.
Kevyt tehtävienhallintatyökalu voi riittää pienelle työryhmälle. Projektiliiketoimintaa harjoittava yritys voi tarvita järjestelmän, joka yhdistää projektinhallinnan työajanseurantaan, laskutukseen, resursointiin ja taloushallintoon.
BI tekee tiedosta helpommin hyödynnettävää
BI tulee sanoista Business Intelligence. Sillä tarkoitetaan yrityksen tiedon kokoamista, analysointia ja esittämistä päätöksenteon tueksi.
BI-järjestelmä voi yhdistää tietoa esimerkiksi ERP:stä, CRM:stä, tuotannosta ja taloushallinnosta. Tiedot esitetään raportteina, mittareina ja näkymiinä.
BI:n avulla voidaan seurata esimerkiksi:
- myynnin kehitystä
- kannattavuutta
- toimitusvarmuutta
- varaston kiertoa
- tuotannon tehokkuutta
- asiakkuuksien kehitystä
- ennusteiden toteutumista.
BI ei yleensä korjaa puutteellista lähtötietoa. Jos järjestelmiin kirjattu tieto on väärää tai epäyhtenäistä, myös raportit voivat johtaa harhaan.
PDM ja PLM hallitsevat tuotetietoa
PDM tulee sanoista Product Data Management ja PLM sanoista Product Lifecycle Management.
PDM-järjestelmässä hallitaan tuotteisiin liittyviä teknisiä tietoja, kuten:
- piirustuksia
- tuoterakenteita
- osaluetteloita
- versioita
- muutoksia
- teknisiä asiakirjoja.
PLM tarkastelee tuotetta laajemmin koko sen elinkaaren ajan ideasta suunnitteluun, valmistukseen, ylläpitoon ja käytöstä poistamiseen.
PDM- ja PLM-järjestelmiä käytetään erityisesti tuotekehityksessä, suunnittelussa ja valmistavassa teollisuudessa.
Dokumentinhallinta pitää asiakirjat järjestyksessä
Dokumentinhallintajärjestelmä auttaa tallentamaan, löytämään ja hallitsemaan yrityksen asiakirjoja.
Sen avulla voidaan hallita esimerkiksi:
- sopimuksia
- ohjeita
- pöytäkirjoja
- laatudokumentteja
- tarjouksia
- projektiasiakirjoja
- hyväksyntöjä
- asiakirjojen versioita ja käyttöoikeuksia.
Dokumentinhallinnan merkitys kasvaa, kun asiakirjoja on paljon, niitä käsittelee useita ihmisiä tai niiden säilyttämiseen liittyy viranomais- ja tietoturvavaatimuksia.
Yksi järjestelmä vai monta erillistä järjestelmää?
Yrityksen järjestelmäkokonaisuus voidaan rakentaa usealla tavalla.
Yksi vaihtoehto on laaja ERP-järjestelmä, johon sisältyvät useimmat tarvittavat toiminnot. Toinen vaihtoehto on käyttää erillisiä järjestelmiä esimerkiksi myyntiin, taloushallintoon, tuotantoon ja varastoon.
Usein käytännön ratkaisu on näiden yhdistelmä. Yrityksellä voi olla ERP kokonaisuuden perustana ja sen rinnalla erityisjärjestelmiä sellaisiin tehtäviin, joissa tarvitaan tarkempia toimintoja.
Yksi laaja järjestelmä voi vähentää tiedon hajanaisuutta, mutta se ei välttämättä ole kaikissa toiminnoissa paras mahdollinen. Erilliset järjestelmät voivat olla omissa tehtävissään vahvoja, mutta niiden yhteensovittaminen voi olla vaativampaa.
Ratkaisun onnistumista ei ratkaise järjestelmien määrä. Olennaista on, että ne tukevat yrityksen prosesseja ja että tieto siirtyy niiden välillä luotettavasti.
Mitä integraatiot käytännössä tarkoittavat?
Integraatio tarkoittaa sitä, että eri järjestelmät vaihtavat tietoja keskenään automaattisesti.
Esimerkiksi CRM-järjestelmässä hyväksytty tilaus voi siirtyä ERP-järjestelmään ilman, että samat asiakas-, tuote- ja tilaustiedot kirjoitetaan uudelleen.
Hyvin toimivat integraatiot vähentävät päällekkäistä työtä, virheitä ja tietojen hajautumista eri järjestelmiin.
Miten tekoäly muuttaa yritysjärjestelmiä?
Tekoäly voi auttaa yritysjärjestelmiä ennustamaan kysyntää, tunnistamaan poikkeamia, automatisoimaan rutiineja ja ehdottamaan käyttäjälle seuraavia toimenpiteitä.
Se voi esimerkiksi:
- ennakoida myynnin ja materiaalien tarvetta
- tunnistaa poikkeavia laskuja tai tapahtumia
- auttaa asiakaspalvelussa
- laatia raporttien yhteenvetoja
- ehdottaa tuotannon tai varaston toimenpiteitä
- auttaa tiedon etsimisessä eri järjestelmistä.
Tekoälyn hyöty riippuu kuitenkin tiedon laadusta, prosessien toimivuudesta ja siitä, kuinka hyvin eri järjestelmät on yhdistetty.
Lue miksi AI kiinnostaa yritysjärjestelmissä : ERP, CRM, MES ja muut yritysjärjestelmät – tekoäly, automaatio ja tulevaisuuden mahdollisuudet. (ai.toiminnanohjaus.fi:n artikkeli)
Mistä yrityksen kannattaa aloittaa?
Yritysjärjestelmän valintaa ei kannata aloittaa ohjelmistojen ominaisuuslistoista.
Ensin on selvitettävä:
- missä yrityksen tieto sijaitsee
- missä samaa tietoa kirjataan moneen kertaan
- missä työvaiheet katkeilevat tai viivästyvät
- mitkä vastuut ovat epäselviä
- mitä tietoa johtaminen ja päätöksenteko tarvitsevat
- mitä ongelmaa uudella järjestelmällä halutaan ratkaista.
Yritys ei tarvitse mahdollisimman montaa järjestelmää. Se tarvitsee toimintaansa sopivan kokonaisuuden, jossa tieto kulkee ja ihmiset pystyvät tekemään työnsä sujuvasti.
Järjestelmät voivat tukea muutosta, mutta ne eivät yksin korjaa epäselviä prosesseja tai vastuita. Toiminnanohjauksen kehittäminen alkaa siitä, että yrityksen työnkulut, vastuut ja tieto tehdään näkyviksi.