Varastosaldo näyttää, että tuotetta on jäljellä. Hyllyltä sitä ei kuitenkaan löydy. Työntekijä etsii, ostaja kyselee ja asiakkaalle luvattu toimitus viivästyy. Lopulta inventointi paljastaa eron, joka on voinut syntyä jo viikkoja aikaisemmin.
Entä jos kamerat seuraisivat varastoa, havaitsisivat puuttuvat tuotteet ja välittäisivät tiedon toiminnanohjausjärjestelmään? Voisiko järjestelmä samalla ennustaa kulutuksen ja huolehtia täydennyksistä?
Käsin tehtävää inventointia voidaan vähentää huomattavasti ja rajatuissa kohteissa automatisoida lähes kokonaan. Inventoinnin tarve ei silti katoa: laskenta muuttuu koneelliseksi, ja ihmisen työ painottuu poikkeamien selvittämiseen. Tavaran tunnistaminen, saldon muuttaminen ja uuden ostotilauksen lähettäminen ovat eri tehtäviä. Niiden yhdistäminen edellyttää luotettavaa tietoa, sovittuja sääntöjä ja selkeitä vastuita.
Mitä autonominen varasto oikeastaan tarkoittaa?
Autonomisesta varastosta puhuttaessa samaan mielikuvaan yhdistyvät helposti kamerat, robotit, tekoäly ja automaattiset tilaukset. Käytännössä automaatio voi koskea vain yhtä osaa varaston toiminnasta.
Varasto voi esimerkiksi inventoida lavapaikkoja automaattisesti, vaikka työntekijät edelleen vastaanottavat, siirtävät ja keräilevät tavarat. Vastaavasti ERP voi muodostaa täydennysehdotuksia ilman kameroita, jos tapahtumat kirjataan luotettavasti muulla tavalla.
Kannattaa erottaa viisi vaihetta:
| Vaihe | Mitä siinä tehdään? | Mitä se ei vielä tarkoita? |
|---|---|---|
| Tavaran tunnistaminen | Tunnistetaan tuote tai käsittely-yksikkö, sijainti ja mahdollisuuksien mukaan määrä. | Havainnosta ei vielä tiedetä, miksi saldo poikkeaa järjestelmästä. |
| Saldon päivittäminen | Varmennettu tapahtuma tai hyväksytty inventointiero kirjataan WMS:ään tai ERP. | Jokainen kameran havainto ei oikeuta saldomuutokseen. |
| Kulutuksen ennustaminen | Arvioidaan tulevaa tarvetta historian ja muun kysyntätiedon perusteella. | Ennuste ei ole varma tieto eikä ostotilaus. |
| Täydennysehdotus | Lasketaan, mitä tarvitaan, kuinka paljon ja milloin. | Ehdotus ei vielä anna lupaa hankintaan. |
| Tilauksen hyväksyminen ja lähettäminen | Hankinta hyväksytään valtuuksien mukaan ja toimitetaan toimittajalle. | Sisäinen hyväksyntä ei vielä osoita, että toimittaja vastaanotti tilauksen. |
Yrityksen ei tarvitse automatisoida kaikkia vaiheita yhtä aikaa. Usein paras ensimmäinen hyöty syntyy siitä, että virheellinen varastotieto löytyy aikaisemmin.
Miten kamera tunnistaa tavaran?
Konenäössä ohjelmisto tulkitsee kameran tuottamaa kuvaa. Varastossa tunnistaminen voi perustua esimerkiksi viiva- tai QR-koodeihin, etikettien tekstiin, pakkauksen ulkonäköön tai näiden yhdistelmään. Kamera voidaan sijoittaa kiinteään pisteeseen, trukkiin, liikkuvaan robottiin tai varastossa lentävään droneen.
Kyse ei ole pelkästä tulevaisuuden ajatuksesta. Dexory kuvaa ratkaisujaan, joissa robotit skannaavat varastopaikkoja ja havaintoja verrataan järjestelmätietoihin. Gather AI puolestaan kuvaa droneilla tehtävää lavapaikkojen kuvaamista sekä kuvista luettujen viivakoodien ja tekstien vertaamista WMS-tietoihin. Nämä ovat toimittajaesimerkkejä käytössä olevasta teknologiasta, eivät lupauksia samanlaisista tuloksista jokaisessa varastossa. Dexory: inventointirobottien toiminta, Gather AI: inventointidronet.
Lavapaikan tai pakkauksen tunnistaminen ei ole sama asia kuin sen sisällä olevien kappaleiden laskeminen. Kamera voi lukea laatikon tunnisteen, mutta suljetun laatikon sisältö perustuu silloin esimerkiksi pakkaustietoon ja aiempiin kirjauksiin. Avatun laatikon todellinen määrä voi edellyttää muuta mittausta tai ihmisen tarkistusta.
Myös peittyvät etiketit, saman näköiset tuotteet, heijastava kelmu, vaihteleva valaistus ja sekalaiset pakkaukset voivat vaikeuttaa tulkintaa. Ratkaisu pitää siksi arvioida yrityksen omilla tuotteilla ja todellisessa työympäristössä.
Kaikkialle kamera ei ole tarkoituksenmukaisin vaihtoehto. Joissakin kohteissa viivakoodilukija, RFID-tunniste, punnitus tai niiden yhdistelmä voi olla toimivampi. Lähtökohtana on tarvittavan tiedon luotettava kerääminen.
Milloin havainto saa muuttua saldotapahtumaksi?
Tämä on kokonaisuuden tärkein rajapinta.
Jos kamera näkee hyllyssä kahdeksan laatikkoa ja järjestelmässä on kymmenen, erolle voi olla useita selityksiä. Kaksi laatikkoa on saatettu siirtää toiseen paikkaan, kerätä tilaukselle tai viedä tuotantoon. Kirjaus voi olla kesken. Tavara voi myös olla kameran näkökentän ulkopuolella.
Jos järjestelmä vähentää saldosta heti kaksi laatikkoa ja keräilyn normaali kirjaus saapuu hetken kuluttua, sama poistuma voidaan kirjata kahdesti. Automaation on siksi verrattava keskenään saman ajankohdan tietoja ja huomioitava keskeneräiset tapahtumat.
Käytännöllinen toimintamalli on seuraava:
- Tallenna havainto. Mitä nähtiin, missä, milloin ja kuinka luotettavasti?
- Vertaa tapahtumiin. Selittyykö ero vastaanotolla, keräilyllä, siirrolla tai tuotannon kirjauksella?
- Valitse oikea käsittely. Onko kyse sijaintitiedon korjauksesta, puuttuvasta tapahtumasta vai todellisesta inventointierosta?
- Hyväksy sääntöjen mukaan. Lähetä epäselvä tai merkittävä poikkeama vastuuhenkilölle.
- Kirjaa ja säilytä jälki. Tallenna muutoksen peruste sekä hyväksyjä tai käytetty automaatiosääntö.
Sama havainto tai uudelleen lähetetty viesti ei saa synnyttää toista kirjausta. Myös virheellinen muutos pitää pystyä jäljittämään ja oikaisemaan hallitusti.
Tapahtumatiedon jäsentämiselle on olemassa yhteisiä standardeja. Esimerkiksi GS1 EPCIS auttaa kuvaamaan, mitä tapahtui, milloin, missä ja missä liiketoimintayhteydessä. Pk-yrityksen ei tarvitse ottaa sitä käyttöön joka hankkeessa, mutta periaate on hyödyllinen: pelkkä tuotenumero ja havaittu määrä eivät kuvaa koko tapahtumaa. GS1: EPCIS.
Mikä on ERP, WMS ja MES tehtävä?
ERP yhdistää varastotiedon esimerkiksi hankintaan, myyntiin, tuotannon suunnitteluun ja talouteen. WMS eli varastonhallintajärjestelmä voi ohjata tarkemmin varastopaikkoja, keräilyä ja sisäisiä siirtoja. MES eli tuotannonohjaus- ja seurantajärjestelmä voi tuottaa tiedon siitä, mitä materiaalia tuotannossa todella kului.
Järjestelmien työnjakoa käsitellään laajemmin artikkelissa ERP, CRM, MES ja muut yritysjärjestelmät – mitä ne tekevät?.
Pienessä yrityksessä varastonhallinta voi sisältyä ERP. Erillistä WMS:ää ei tarvita vain siksi, että käyttöön tulee kamera. Jos WMS on käytössä, havainto voidaan käsitellä ensin siellä ja välittää hyväksytty tapahtuma ERP sovitulla tavalla.
Oleellista on sopia, mikä järjestelmä ylläpitää mitäkin tietoa. Kameraratkaisu, WMS ja ERP eivät saa muuttaa samaa saldoa toisistaan riippumatta.
Kulutuksen ennustaminen on eri asia kuin laskeminen
Kamera auttaa selvittämään, mitä varastossa on havaintohetkellä. Ennuste arvioi, mitä myöhemmin tarvitaan.
Ennustamisen lähtötietoina voivat olla toteutunut kulutus, myyntihistoria, kausivaihtelu ja tiedossa olevat kysynnän muutokset. Vahvistetut tilaukset ja tuotantosuunnitelman materiaalitarpeet on huomioitava suunnittelussa erikseen. Niitä ei pidä laskea vahingossa uudelleen ennusteen lisäksi.
Varastosaldon pieneneminen ei myöskään aina tarkoita asiakkaiden kysyntää. Taustalla voi olla hävikki, inventointikorjaus tai varastojen välinen siirto. Jos nämä tulkitaan kulutukseksi, ennuste voi alkaa suositella tarpeettomia hankintoja.
Tekoälyä voidaan käyttää ennustamisessa, mutta vakaan menekin nimikkeelle yksinkertainen tilauspiste tai minimi–maksimimalli voi riittää. Olennaista on verrata menetelmiä toteutuneeseen tarpeeseen ja seurata virheitä.
Täydennysehdotus yhdistää tarpeen, saatavuuden ja ajan
Tyhjä hylly ei yksin kerro, että tavaraa pitää ostaa. Sitä voi olla toisessa varastossa tai jo matkalla toimittajalta. Toisaalta täysi hylly ei takaa riittävyyttä, jos tavara on varattu lähteville tilauksille.
Täydennyksen suunnittelussa tarvitaan näkyvän määrän lisäksi tieto tulevasta tarpeesta, käyttökelpoisesta varastosta, saapuvista toimituksista ja niiden ajoituksesta. Myös toimitusaika, varmuusvarasto ja pakkaus- tai vähimmäistilausmäärät vaikuttavat ehdotukseen. ERP-järjestelmien tarvelaskenta voi yhdistää kysynnän ja tarjonnan sekä muodostaa osto-, siirto- tai tuotantoehdotuksia. Microsoft: kysynnän ja tarjonnan tasapainottaminen, Microsoft: toimitusten suunnittelu.
Kameran tuottaman tiedon arvo syntyy siitä, että suunnittelu perustuu paremmin todellisuutta vastaavaan varastotilanteeseen. Se ei yksin ratkaise, mikä hankinta on liiketoiminnallisesti järkevä.
Kuka hyväksyy tilauksen – ja kuka vastaa?
Täydennysehdotuksesta voidaan muodostaa ostotilausluonnos. Hyväksyminen ja lähettäminen ovat kuitenkin omia vaiheitaan. ERP-järjestelmissä voidaan käyttää esimerkiksi hyväksymiskiertoa ja määriteltyihin ehtoihin perustuvaa automaattista hyväksyntää. Microsoft: ostotilausten hyväksyminen ja vahvistaminen.
Yritys voi esimerkiksi sallia automaattisen tilaamisen tutulta sopimustoimittajalta, kun nimike, hinta, määrä ja euromääräinen raja täyttävät sovitut ehdot. Uusi toimittaja, poikkeava hinta tai tavallista suurempi tilaus ohjataan ostajalle. Myös toistuvien pienten tilausten yhteismäärää pitää hallita.
Lähettämisestä tarvitaan oma tilatieto: lähtikö tilaus onnistuneesti ja saatiinko toimittajalta vastaanotto- tai tilausvahvistus? Yhteysvirhe ei saa johtaa huomaamattomaan tilaamatta jäämiseen tai samaan tilaukseen kahdesti.
Vastuuhenkilöiksi kannattaa nimetä ainakin varastotiedon oikeellisuudesta huolehtiva henkilö, hankintapäätöksistä vastaava henkilö sekä kokonaisprosessin omistaja. Pk-yrityksessä nämä voivat olla sama ihminen. Hänellä on silti oltava riittävä päätösvalta muuttaa sääntöjä, selvittää poikkeamia ja tarvittaessa keskeyttää automaatio.
Tekninen suoritus voi siirtyä koneelle. Yrityksen vastuu toimintatavasta ja päätöksistä säilyy.
Esimerkki: kaksi laatikkoa puuttuu hyllystä
Seuraava on havainnollistava, kuvitteellinen esimerkki.
Kokoonpanoyrityksen ERP näyttää hyllypaikalla kymmenen suljettua komponenttilaatikkoa. Kamera tunnistaa kahdeksan. Järjestelmä muodostaa poikkeaman, mutta ei muuta saldoa heti.
Tarkistuksessa selviää, että kaksi laatikkoa on viety tuotannon välivarastoon. Kyse on sisäisestä siirrosta: koko yrityksen varastomäärä ei ole pienentynyt. Puuttuva siirtotapahtuma kirjataan, ja sijaintitiedot saadaan vastaamaan todellisuutta.
Tuotannon myöhempi kulutuskirjaus vähentää materiaalin varastosta. Tarvelaskenta huomioi jäljellä olevan määrän, seuraavien töiden tarpeet ja avoimen ostotilauksen. Jos toimitus ei riitä ajoissa, ostajalle muodostuu täydennysehdotus.
Kamera auttoi löytämään virheen. Siirron selvittäminen esti väärän saldovähennyksen. ERP suunnittelu ratkaisi, tarvitaanko lisää tavaraa.
Miten pk-yrityksen kannattaa aloittaa?
Toiminnanohjauksen kehittäminen alkaa siitä, että yrityksen työnkulut, vastuut ja tieto tehdään näkyviksi. Sama koskee varaston automatisointia.
1. Valitse konkreettinen ongelma
Onko suurin haitta inventointiin kuluva aika, kadonneiden lavojen etsiminen, saldovirheet vai materiaalipuutteet? Valitse rajattu varastoalue tai nimikeryhmä, jossa hyöty voidaan mitata.
2. Tarkista perustiedot ja kirjaukset
Tuotetunnisteiden, varastopaikkojen ja mittayksiköiden pitää olla johdonmukaisia. Yksi laatikko ei saa tarkoittaa yhdessä järjestelmässä yhtä kappaletta ja toisessa sataa. Selvitä myös, missä vaiheessa vastaanotto, siirto ja kulutus kirjataan.
3. Kokeile ensin ilman automaattisia saldomuutoksia
Vertaa koneellisia havaintoja tarkistettuihin määriin. Selvitä väärien tunnistusten lisäksi, kuinka suuri osa varastosta jäi kokonaan lukematta. Testaa myös avatut pakkaukset, ruuhkat ja tavaran liikkuminen laskennan aikana.
4. Automatisoi seuraava vaihe vasta näytön perusteella
Etene havainnoista poikkeamatehtäviin, hyväksyttyihin kirjauksiin ja täydennysehdotuksiin. Rajattu automaattinen tilaaminen voi tulla myöhemmin, jos tiedon laatu ja valvonta sen mahdollistavat.
5. Mittaa kokonaisvaikutus
Seuraa saldotarkkuutta, havaintojen kattavuutta, inventointi- ja selvitystyön aikaa sekä puutteista johtuvia viiveitä ja kiireostoja. Vertaa hyötyjä laitteiden, ohjelmiston, integraatioiden, ylläpidon ja poikkeamien käsittelyn kustannuksiin. Pelkkä nopeampi kuvaaminen ei osoita, että koko prosessi parani.
Sovi myös toimintatapa katkoihin: miten toimitaan, jos kamera ei lue tunnisteita tai yhteys ERP katkeaa? Vanhentuneen havainnon pitää erottua tuoreesta tiedosta.
Voiko käsin tehtävästä inventoinnista siis luopua?
Rajatussa ja hyvin hallitussa varastoympäristössä suuri osa rutiinilaskennasta voidaan korvata koneellisilla havainnoilla. Koko varaston osalta vastaus riippuu tuotteista, pakkaustavoista, havaintojen kattavuudesta ja tapahtumakirjausten luotettavuudesta.
Poikkeamat, lukematta jääneet kohteet ja epäselvät määrät tarvitsevat edelleen tarkistamista. Päivittäin tehty automaattinen kierros ei myöskään tarkoita, että kaikki muutokset tunnetaan kierrosten välillä. Fyysisen määrän seuranta ei yksin ratkaise tavaran kuntoa, omistusta tai varaston arvostusta.
Pk-yrityksen kannalta tavoitteen kannattaa olla käytännöllinen: vähemmän etsimistä ja rutiinilaskentaa, luotettavammat saldot ja paremmin ajoitetut täydennykset. Kun havaintojen käsittely ja päätösvaltuudet on määritelty, automaatiota voidaan lisätä hallitusti.
Kamerat tuottavat havaintoja. ERP ja mahdollinen WMS yhdistävät ne yrityksen tapahtumiin. Ihmiset määrittävät, milloin tieto on riittävän luotettavaa toimintaan ja millä valtuuksilla toimitaan.