Yrityksessä voi olla käytössä taloushallinnon ohjelmisto, CRM, toiminnanohjausjärjestelmä, verkkokauppa, tuotannonohjaus, varastonhallinta, henkilöstöjärjestelmä ja lukuisia pienempiä sovelluksia. Jokainen niistä saattaa toimia omassa tehtävässään hyvin, mutta kokonaisuus ei silti välttämättä tue yrityksen toimintaa.
Ongelma ei yleensä ole järjestelmien määrä sinänsä. Siksi ratkaisevaa on se, miten järjestelmät liittyvät yrityksen prosesseihin, mitä tietoa niissä ylläpidetään ja miten tieto siirtyy järjestelmästä toiseen.
Hyvä järjestelmäkokonaisuus muodostaa yrityksen toiminnalle yhteisen rakenteen. Asiakkaan tarve, myynti, tilaus, toimitus, laskutus ja seuranta eivät ole toisistaan irrallisia tapahtumia, vaikka niitä käsiteltäisiin eri järjestelmissä.
Järjestelmäkokonaisuuden kehittäminen kannattaakin aloittaa yrityksen toiminnasta:
- Mitkä ovat tärkeimmät prosessit?
- Missä järjestelmässä kutakin prosessin vaihetta käsitellään?
- Missä tiedot syntyvät?
- Mihin tietoja tarvitaan seuraavaksi?
- Kuka vastaa tietojen oikeellisuudesta?
- Missä kohdissa tietoa kopioidaan tai täydennetään käsin?
Tavoitteena ei ole välttämättä yksi kaiken kattava järjestelmä. Tavoitteena on hallittu kokonaisuus, jossa ihmiset, prosessit, tiedot ja järjestelmät tukevat toisiaan.
Katso mitä erityyppisiä järjestelmiä yrityksillä yleisimmin on: /erp-crm-mes-ja-muut-yritysjarjestelmat/
Järjestelmäkokonaisuus rakentuu yrityksen toiminnan ympärille
Yrityksen järjestelmiä tarkastellaan helposti ohjelmistojen luettelona. Yrityksellä on esimerkiksi ERP, CRM, kirjanpito-ohjelma ja verkkokauppa. Tällainen luettelo ei kuitenkaan vielä kerro, miten yritys toimii.
Toimivampi näkökulma on tarkastella järjestelmiä prosessien kautta. Esimerkiksi asiakkaan tilauksen käsittely voi edetä näin:
Asiakastarve → tarjous → tilaus → hankinta tai tuotanto → toimitus → laskutus → seuranta
Prosessin eri vaiheissa voidaan käyttää useita järjestelmiä:
- CRM tukee asiakassuhdetta, myyntiä ja tarjousten valmistelua.
- ERP kokoaa tilauksen, toimituksen, resurssit ja taloudelliset tapahtumat.
- Tuotannonohjaus suunnittelee valmistuksen.
- Varastonhallinta huolehtii materiaalien ja tuotteiden liikkeistä.
- Taloushallinto käsittelee laskutuksen, maksut ja kirjanpidon.
- Raportointi yhdistää tietoja toiminnan seurantaa varten.
Asiakkaan näkökulmasta kyse on yhdestä toimituksesta. Yrityksen sisällä sama toimitus voi kuitenkin kulkea useiden järjestelmien kautta. Siksi järjestelmien välisten rajojen täytyy olla mahdollisimman selkeitä.
Jokaisesta tärkeästä tiedosta pitäisi tietää:
- Missä tieto syntyy?
- Missä sitä ylläpidetään?
- Mihin järjestelmiin se siirtyy?
- Kuka vastaa sen oikeellisuudesta?
- Mitä tapahtuu, jos tieto muuttuu?
Ilman tällaisia periaatteita sama tieto alkaa helposti elää eri järjestelmissä eri tavalla.
ERP yhdistää yrityksen sisäistä toimintaa
ERP eli toiminnanohjausjärjestelmä on usein yrityksen järjestelmäkokonaisuuden keskeinen osa. Sen tehtävänä on yhdistää esimerkiksi myyntitilaukset, hankinnat, varastot, tuotanto, projektit, toimitukset ja talouden tapahtumat.
ERP:n rooli vaihtelee yrityksen mukaan. Valmistavassa yrityksessä sen ympärille voivat liittyä tuotannonsuunnittelu, materiaalitarvelaskenta ja varastonhallinta. Projektiliiketoiminnassa keskeisiä voivat olla projektien resurssit, kustannukset, työaika ja laskutus. Kaupassa painottuvat tuotteet, ostaminen, varasto, toimitukset ja verkkokaupan tilaukset.
ERP ei kuitenkaan automaattisesti ohjaa yritystä hyvin. Järjestelmä voi tukea toimintaa vain, jos:
- prosessit on määritelty riittävän selkeästi
- perustiedot ovat kunnossa
- työntekijät käyttävät järjestelmää sovitulla tavalla
- vastuut on määritelty
- poikkeustilanteiden käsittely on suunniteltu
- järjestelmän tuottamaa tietoa hyödynnetään johtamisessa.
ERP:stä ei pitäisi tehdä paikkaa, johon kaikki mahdollinen tieto väkisin sijoitetaan. Sen rinnalle tarvitaan usein erikoistuneita järjestelmiä, jotka palvelevat tiettyä toimintoa ERP:tä paremmin.
CRM yhdistää asiakkaan, myynnin ja muun organisaation
CRM eli asiakkuudenhallintajärjestelmä kokoaa tietoa asiakkaista, yhteyshenkilöistä, myyntimahdollisuuksista, tarjouksista, yhteydenotoista ja asiakassuhteen kehityksestä.
CRM:n tehtävä ei ole vain myyjien yhteystietorekisterin ylläpitäminen. Hyvin käytettynä se auttaa koko yritystä ymmärtämään:
- keitä asiakkaat ovat
- mitä asiakkaiden kanssa on sovittu
- mitä tarpeita ja mahdollisuuksia on tunnistettu
- millaisia tarjouksia ja kauppoja on valmisteilla
- miten asiakassuhde on kehittynyt
- mitä seuraavaksi pitäisi tehdä.
CRM ja ERP tarkastelevat osittain samaa asiakasta mutta eri näkökulmista. CRM painottuu yleensä asiakassuhteeseen ja tulevaan liiketoimintaan. ERP painottuu sovittujen tilausten toteuttamiseen, toimituksiin ja taloudellisiin tapahtumiin.
Tyypillisessä kokonaisuudessa CRM:stä siirtyvät ERP:iin esimerkiksi:
- asiakkaan perustiedot
- hyväksytty tarjous
- tilaus
- sovitut tuotteet ja palvelut
- toimitusta tai laskutusta koskevat tiedot.
ERP:stä voidaan puolestaan tuoda CRM:ään tietoja esimerkiksi:
- toteutuneista tilauksista
- toimituksista
- laskutuksesta
- asiakaskohtaisesta liikevaihdosta
- avoimista toimituksista
- huolto- ja palveluhistoriasta.
Kun yhteys toimii, myynti näkee asiakkaan tilanteen eikä tarjoa sellaista, mitä yritys ei pysty toimittamaan. Tuotanto ja toimitukset puolestaan saavat käyttöönsä myynnissä sovitut tiedot ilman tarpeetonta uudelleenkirjaamista.
Taloushallinto kertoo toiminnan taloudelliset vaikutukset
Taloushallinnon järjestelmä käsittelee esimerkiksi myynti- ja ostolaskuja, maksuja, kirjanpitoa, kustannuksia, käyttöomaisuutta ja viranomaisraportointia.
Joissakin ERP-järjestelmissä taloushallinto on kiinteä osa kokonaisuutta. Toisissa yrityksissä käytetään erillistä taloushallinnon ohjelmistoa, johon ERP tai muut järjestelmät siirtävät tapahtumat.
Riippumatta teknisestä ratkaisusta taloustiedon pitäisi liittyä mahdollisimman suoraan siihen toimintaan, josta kustannukset ja tuotot syntyvät. Esimerkiksi projektin, tuotteen, tilauksen tai asiakkaan kannattavuutta voidaan arvioida luotettavasti vain, jos taloudelliset tapahtumat kohdistuvat oikeisiin tietoihin.
Talouden ja operatiivisen toiminnan eriytyminen voi johtaa tilanteeseen, jossa:
- kirjanpito kertoo, mitä tapahtui, mutta ei miksi
- operatiivinen järjestelmä kertoo suoritteet, mutta ei niiden todellisia kustannuksia
- heikko kannattavuus havaitaan vasta liian myöhään
- johto joutuu kokoamaan tilannekuvaa erillisissä taulukoissa.
Järjestelmäkokonaisuuden pitäisi auttaa yhdistämään toiminta ja sen taloudelliset vaikutukset.
Tuotannonohjaus, MES ja kunnossapito täydentävät ERP:tä
Valmistavassa yrityksessä ERP ei välttämättä yksin riitä tuotannon yksityiskohtaiseen ohjaamiseen.
MES-järjestelmä eli tuotannon toteutuksen järjestelmä toimii tyypillisesti ERP:n ja tuotantolaitteiden tai työpisteiden välissä. ERP kertoo, mitä pitäisi valmistaa ja millä aikataululla. MES seuraa tarkemmin, mitä tuotannossa todella tapahtuu.
MES voi käsitellä esimerkiksi:
- työvaiheiden aloituksia ja valmistumisia
- koneiden ja työpisteiden kuormitusta
- materiaalien käyttöä
- valmistuneita määriä
- laatupoikkeamia
- seisokkeja
- jäljitettävyyttä.
Kunnossapitojärjestelmä puolestaan hallitsee laitteita, huolto-ohjelmia, vikailmoituksia, varaosia ja kunnossapitotöitä. Sen tiedot voivat vaikuttaa suoraan tuotannonsuunnitteluun. Jos tärkeä kone ei ole käytettävissä, tieto pitäisi huomioida myös tuotannon aikatauluissa.
ERP:n, MES:n ja kunnossapidon väliset roolit kannattaa määritellä selkeästi. Muuten samoja työvaiheita, materiaalitietoja tai koneiden tilatietoja voidaan ylläpitää useassa järjestelmässä ilman varmuutta siitä, mikä tieto on ajantasainen.
Varastonhallinta ja logistiikka yhdistävät materiaalivirrat tietoon
Varastossa liikkuvien tuotteiden ja materiaalien pitäisi vastata järjestelmissä näkyviä saldoja. Käytännössä näin ei aina ole.
Varastonhallintajärjestelmä eli WMS voi ohjata tavaran vastaanottoa, hyllytystä, keräilyä, pakkaamista, inventointia ja lähettämistä. Kuljetustenhallintajärjestelmä eli TMS voi puolestaan tukea kuljetusten suunnittelua, tilaamista, seurantaa ja kustannusten hallintaa.
ERP sisältää usein varastotoimintoja, mutta erillinen WMS voi olla tarpeen, jos varastossa on paljon tapahtumia, useita varastopaikkoja, automaatiota tai vaativia keräilyprosesseja.
Keskeistä on, että järjestelmät käsittelevät samoja tuotteita, määriä, yksiköitä ja varastopaikkoja yhdenmukaisesti. Yksikin epäselvä rajapinta voi aiheuttaa:
- virheellisiä varastosaldoja
- puutteellisia toimituksia
- turhia hankintoja
- tuotannon materiaalipuutteita
- ylimääräistä selvitystyötä.
Fyysisen materiaalivirran ja järjestelmissä kulkevan tiedon pitäisi edetä rinnakkain.
Verkkokauppa, asiakasportaalit ja muut asiointikanavat
Verkkokauppa ja asiakasportaalit muodostavat yrityksen ulkoisen rajapinnan asiakkaisiin. Niissä asiakas voi tarkastella tuotteita, tehdä tilauksia, seurata toimituksia, ladata asiakirjoja tai lähettää palvelupyyntöjä.
Verkkokauppa ei saisi muodostaa ERP:stä erillistä saareketta. Sen tarvitsemia tietoja voivat olla esimerkiksi:
- tuotteet ja tuotekuvaukset
- hinnat ja asiakaskohtaiset sopimukset
- varastosaatavuus
- toimitusajat
- asiakastiedot
- tilausten tilanne
- laskut ja toimitusasiakirjat.
Tuotetiedon hallintajärjestelmä eli PIM voi toimia keskitettynä paikkana tuotteiden kaupallisille tiedoille, kuville, teknisille ominaisuuksille ja eri kanavissa käytettäville kuvauksille. ERP taas voi hallita tuotteiden koodeja, kustannuksia, varastoja ja toimitukseen liittyviä tietoja.
Kun roolit on määritelty oikein, samaa tuotetietoa ei tarvitse ylläpitää erikseen ERP:ssä, verkkokaupassa, verkkosivuilla ja jälleenmyyjien aineistoissa.
Projektinhallinta ja työajanseuranta
Projektinhallintajärjestelmä tukee tehtävien, aikataulujen, resurssien, vastuiden ja riippuvuuksien hallintaa. Työajanseuranta puolestaan tuottaa tietoa työpanoksesta, laskutuksesta ja kustannuksista.
Projektiliiketoiminnassa projektin tiedot voivat liittyä useisiin järjestelmiin:
- CRM:ssä tunnistetaan myyntimahdollisuus.
- Tarjous määrittelee työn sisällön ja hinnan.
- ERP:iin perustetaan tilaus ja projekti.
- Projektinhallinnassa suunnitellaan tehtävät ja aikataulut.
- Työajanseurannassa kirjataan toteutuneet tunnit.
- Taloushallinto käsittelee kustannukset ja laskutuksen.
- Raportointi vertaa suunnitelmaa toteumaan.
Jos projektille ei ole yhteistä tunnistetta tai tietorakennetta, kustannusten ja tuottojen yhdistäminen voi olla vaikeaa. Silloin projektin todellinen kannattavuus selviää vasta jälkikäteen – tai ei lainkaan.
Henkilöstöjärjestelmät yhdistävät osaamisen ja resurssit
Henkilöstöhallinnon järjestelmät voivat käsitellä työntekijöiden perustietoja, työaikoja, poissaoloja, osaamista, koulutuksia, palkkatietoja ja resursointia.
Järjestelmäkokonaisuuden kannalta on tärkeää ratkaista, mistä henkilötiedot tulevat muihin järjestelmiin ja miten käyttöoikeudet muuttuvat henkilön tehtävän vaihtuessa.
Henkilöstöjärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää myös toiminnan suunnittelussa. Tuotannon tai projektien kuormitusta ei voida arvioida pelkästään koneiden, tilausten tai tehtävien perusteella. Tarvitaan tietoa myös käytettävissä olevasta työajasta ja osaamisesta.
Kaikkia henkilötietoja ei kuitenkaan pidä jakaa kaikkiin järjestelmiin. Tietojen käytön täytyy perustua tehtävään, tarpeeseen ja asianmukaisiin käyttöoikeuksiin.
Dokumentinhallinta säilyttää päätösten ja toimitusten taustan
Yrityksen toiminta ei muodostu vain järjestelmien tietokentistä. Sopimukset, piirustukset, ohjeet, tarjoukset, pöytäkirjat, tarkastusasiakirjat ja muut dokumentit sisältävät suuren osan toiminnan kannalta tärkeästä tiedosta.
Dokumentinhallinnan tehtävänä on auttaa varmistamaan, että:
- asiakirjasta käytetään oikeaa versiota
- dokumentti löytyy oikean asiakkaan, tuotteen, projektin tai tilauksen yhteydestä
- käyttöoikeudet ovat asianmukaiset
- muutokset voidaan jäljittää
- vanhentuneet versiot eivät jää aktiiviseen käyttöön.
Pelkkä tiedostojen tallentaminen yhteiselle levylle ei vielä muodosta hallittua dokumentointia. Asiakirjoilla pitää olla rakenne, omistajuus ja yhteys yrityksen muihin tietoihin.
Raportointi ja analytiikka kokoavat yhteisen tilannekuvan
Yrityksen johto tarvitsee kokonaiskuvan, joka ylittää yksittäisten järjestelmien rajat. Myynnin ennuste voi olla CRM:ssä, tilauskanta ERP:ssä, tuotannon kuormitus MES-järjestelmässä ja kannattavuustiedot taloushallinnossa.
Raportointi- tai BI-ratkaisu voi yhdistää tietoja eri lähteistä. Sen avulla voidaan seurata esimerkiksi:
- myyntimahdollisuuksien kehittymistä
- tilauskantaa ja toimituskykyä
- tuotannon kuormitusta
- varaston arvoa ja kiertoa
- projektien etenemistä
- asiakas- ja tuotekohtaista kannattavuutta
- laatua ja toimitusvarmuutta.
Raportointi ei kuitenkaan korjaa lähdejärjestelmien huonoa tietoa. Jos asiakkaat, tuotteet, projektit tai kustannukset on kirjattu epäyhtenäisesti, myös raportit ovat epäluotettavia.
Yhteinen tilannekuva syntyy vasta, kun käsitteet, tunnisteet ja vastuut ovat riittävän yhtenäisiä koko järjestelmäkokonaisuudessa.
Integraatiot eivät yksin ratkaise kokonaisuuden ongelmia
Integraatio siirtää tietoa järjestelmästä toiseen. Se voi vähentää käsityötä, nopeuttaa prosessia ja estää virheitä. Integraatio ei kuitenkaan päätä, mikä tieto on oikeaa tai miten prosessin pitäisi toimia.
Ennen integraation rakentamista pitäisi määritellä ainakin:
- mitä tietoa siirretään
- mistä järjestelmästä tieto tulee
- mikä järjestelmä omistaa tiedon
- mihin suuntaan tieto liikkuu
- kuinka nopeasti tiedon pitää päivittyä
- miten virhetilanteet havaitaan
- kuka vastaa häiriöiden selvittämisestä
- mitä tapahtuu, jos järjestelmä tai yhteys ei ole käytettävissä.
Huonosti määritelty integraatio voi siirtää virheellisen tiedon nopeasti koko järjestelmäkokonaisuuteen. Siksi integraatioiden suunnittelu on yhtä paljon prosessi- ja tiedonhallintaa kuin teknistä toteutusta.
Perustiedot muodostavat järjestelmäkokonaisuuden selkärangan
Asiakkaat, toimittajat, tuotteet, materiaalit, hinnastot, resurssit, tilit, projektit ja organisaatiorakenne ovat yrityksen perustietoja.
Niiden pitäisi olla:
- yksiselitteisesti tunnistettavia
- riittävän täydellisiä
- yhdenmukaisesti luokiteltuja
- ajantasaisia
- hallitusti muutettavia
- nimettyjen henkilöiden vastuulla.
Esimerkiksi asiakkaan nimi voidaan kirjoittaa usealla tavalla eri järjestelmiin. Tuotteella voi olla eri tunnus myynnissä, varastossa ja tuotannossa. Sama työntekijä voi esiintyä usealla käyttäjätunnuksella. Tällaiset erot vaikeuttavat sekä päivittäistä työtä että raportointia.
Jokaiselle keskeiselle perustiedolle pitäisi määritellä ensisijainen lähde. Se on järjestelmä, jossa tieto luodaan ja jossa sitä ylläpidetään. Muut järjestelmät käyttävät tai täydentävät tätä tietoa sovitulla tavalla.
Ihmiset yhdistävät järjestelmät käytännön toiminnaksi
Järjestelmäkokonaisuus ei toimi ilman ihmisiä, jotka ymmärtävät sekä oman työnsä että sen yhteyden seuraaviin työvaiheisiin.
Myyjän tekemä puutteellinen kirjaus voi näkyä myöhemmin virheenä tuotannossa, toimituksessa tai laskutuksessa. Varastossa tekemättä jäänyt kirjaus voi johtaa väärään hankintapäätökseen. Projektin virheellinen työaikakirjaus voi vääristää kannattavuuslaskentaa.
Siksi järjestelmien käytön kehittäminen ei ole vain käyttöliittymien tai teknisten ominaisuuksien kehittämistä. Tarvitaan myös:
- yhteisiä toimintatapoja
- perehdytystä
- selkeitä vastuita
- palautetta käyttäjiltä
- prosessien omistajia
- jatkuvaa tietojen laadun seurantaa.
Työntekijän pitäisi ymmärtää, mihin hänen kirjaamaansa tietoa käytetään. Samalla järjestelmien pitäisi helpottaa työtä, eikä niiden pitäisi vaatia tarpeetonta päällekkäistä kirjaamista.
Yksi järjestelmä vai useiden järjestelmien kokonaisuus?
Yhden järjestelmän mallissa suuri osa toiminnoista sijoitetaan samaan ohjelmistoon. Useiden järjestelmien mallissa eri tehtäviin valitaan erikoistuneita ratkaisuja, jotka yhdistetään toisiinsa.
Kumpikaan malli ei ole automaattisesti parempi.
Yhden järjestelmän mahdollisia etuja ovat:
- yhtenäisempi tieto
- integraatioiden vähäisempi määrä
- yhteinen käyttöliittymä ja toimintalogiikka
- selkeämpi toimittajavastuu.
Mahdollisia rajoituksia ovat:
- kaikki osa-alueet eivät välttämättä vastaa yrityksen tarpeita
- järjestelmästä voi tulla raskas
- muutokset voivat olla hitaita
- riippuvuus yhdestä toimittajasta kasvaa.
Useiden erikoistuneiden järjestelmien mahdollisia etuja ovat:
- kuhunkin tehtävään voidaan valita sopiva ratkaisu
- järjestelmiä voidaan kehittää tai vaihtaa osittain
- erityistarpeisiin saadaan syvemmät ominaisuudet.
Mahdollisia haasteita ovat:
- integraatioiden määrä kasvaa
- tiedon omistajuus voi hämärtyä
- käyttöoikeuksien hallinta vaikeutuu
- toimittajien väliset vastuut voivat jäädä epäselviksi
- kokonaisuuden ylläpito vaatii osaamista.
Ratkaisu kannattaa tehdä yrityksen prosessien, koon, toimialan ja kehityssuunnan perusteella – ei pelkästään ohjelmistojen ominaisuusluetteloiden perusteella.
Katso mitkä asiat vaikuttavat järjestelmäkokonaisuuden muodostamiseen https://toiminnanohjaus.fi/erp-crm-vai-erillisjarjestelmat/
Tekoäly tarvitsee yhtenäisen tietopohjan
Tekoäly voi auttaa yritystä esimerkiksi ennustamisessa, poikkeamien tunnistamisessa, tiedonhaussa, suunnittelussa ja päätöksenteon tukemisessa.
Sen hyöty riippuu kuitenkin samoista asioista kuin perinteisen raportoinnin:
- ovatko tiedot oikeita
- ovatko käsitteet yhtenäisiä
- löytyykö tieto oikeasta paikasta
- voidaanko eri lähteiden tiedot yhdistää
- tunnetaanko tietojen alkuperä
- onko tietojen käyttö sallittua ja hallittua.
Tekoäly ei poista järjestelmäkokonaisuuden suunnittelun tarvetta. Päinvastoin se lisää yhteisen tiedon, toimivien prosessien ja selkeiden vastuiden merkitystä.
Hyvin rakennettu ERP:n, CRM:n ja muiden järjestelmien kokonaisuus muodostaa perustan, jonka varaan myös tekoälyä voidaan hyödyntää hallitusti.
Näin yrityksen järjestelmäkokonaisuutta voi lähteä kehittämään
Kokonaisuuden kehittämistä ei tarvitse aloittaa suurella järjestelmähankkeella. Ensimmäinen vaihe voi olla nykytilan tekeminen näkyväksi.
1. Tunnista tärkeimmät prosessit
Valitse aluksi muutama liiketoiminnan kannalta tärkeä prosessi, kuten:
- prospektointi-kontaktointi-ratkaisumyynti-klousaus
- tarjous–tilaus–toimitus
- hankinta–vastaanotto–maksu
- tuotannonsuunnittelu–valmistus–laadunvarmistus
- asiakaspalvelu–palvelupyyntö–ratkaisu
- projekti–resursointi–toteutus–laskutus.
2. Kuvaa prosessin käyttämät järjestelmät
Merkitse, missä järjestelmissä prosessin eri vaiheita käsitellään. Ota mukaan myös sähköposti, taulukot, paperilomakkeet ja henkilökohtaiset muistiinpanot. Ne ovat usein olennainen osa todellista järjestelmäkokonaisuutta.
3. Selvitä tiedon kulku
Tunnista, missä keskeiset tiedot syntyvät, miten ne siirtyvät ja missä niitä kirjataan uudelleen.
Kiinnitä erityistä huomiota kohtiin, joissa:
- tietoa kopioidaan käsin
- tietoa odotetaan toiselta henkilöltä
- sama tieto on useassa paikassa
- tietojen oikeellisuudesta ei ole varmuutta
- virheet havaitaan vasta prosessin loppuvaiheessa.
4. Määrittele järjestelmien roolit
Päätä, mikä järjestelmä vastaa asiakkaista, tuotteista, tilauksista, projekteista, työajoista, dokumenteista ja muista keskeisistä tiedoista.
Kaikkien tietojen ei tarvitse olla yhdessä järjestelmässä. Jokaisella tärkeällä tiedolla pitäisi kuitenkin olla selkeä koti.
5. Tunnista tärkeimmät ongelmakohdat
Arvioi ongelmia liiketoiminnan vaikutusten perusteella:
- Kuinka paljon ne aiheuttavat työtä?
- Kuinka usein virheitä syntyy?
- Vaikuttavatko ne asiakkaaseen?
- Hidastavatko ne laskutusta tai toimituksia?
- Estävätkö ne luotettavan johtamisen?
- Kasvavatko ongelmat yrityksen kasvaessa?
6. Kehitä kokonaisuutta vaiheittain
Kaikkea ei yleensä kannata uudistaa samalla kertaa. Kehittäminen voi edetä esimerkiksi näin:
Nykytila → tärkein ongelma → yhteinen toimintatapa → tiedon vastuut → järjestelmämuutos tai integraatio → seuranta
Järjestelmän vaihtaminen on vain yksi mahdollinen toimenpide. Joskus suurin hyöty syntyy tietojen siivoamisesta, vastuiden selkeyttämisestä tai käytäntöjen yhtenäistämisestä.
Tarkistuslista yrityksen järjestelmäkokonaisuudesta
Yrityksen järjestelmäkokonaisuus on todennäköisesti kohtuullisen hyvin hallinnassa, jos seuraaviin kysymyksiin voidaan vastata selkeästi:
- Mitkä ovat yrityksen tärkeimmät järjestelmät ja mihin niitä käytetään?
- Mitä keskeisiä prosesseja kukin järjestelmä tukee?
- Missä asiakkaiden, tuotteiden, tilausten ja projektien ensisijaisia tietoja ylläpidetään?
- Miten tieto siirtyy järjestelmien välillä?
- Missä tietoja kirjataan käsin useampaan kertaan?
- Kuka omistaa prosessit ja kuka vastaa perustiedoista?
- Miten integraatioiden häiriöt havaitaan?
- Ovatko käyttöoikeudet ajan tasalla?
- Saako johto järjestelmistä yhdenmukaisen tilannekuvan?
- Tukeeko kokonaisuus yrityksen tulevaa kehitystä?
- Voidaanko yksittäinen järjestelmä myöhemmin vaihtaa ilman, että koko kokonaisuus hajoaa?
- Ymmärtävätkö käyttäjät, miten heidän työnsä vaikuttaa prosessin seuraaviin vaiheisiin?
Jos vastaukset jäävät epäselviksi, ensimmäinen tehtävä ei välttämättä ole uuden ohjelmiston valinta. Ensin kannattaa tehdä nykyinen kokonaisuus näkyväksi.
Toimiva järjestelmäkokonaisuus palvelee yhteistä prosessia
ERP, CRM, taloushallinto, tuotannonohjaus ja muut järjestelmät eivät ole yrityksen toiminnan erillisiä saarekkeita. Ne ovat työvälineitä, joiden pitäisi palvella yhteisiä asiakas-, tilaus-, toimitus- ja johtamisprosesseja.
Hyvä järjestelmäkokonaisuus ei tarkoita mahdollisimman suurta määrää ominaisuuksia. Se tarkoittaa, että:
- oikea tieto syntyy oikeassa paikassa
- tieto siirtyy hallitusti eteenpäin
- järjestelmien tehtävät tunnetaan
- ihmiset ymmärtävät omat vastuunsa
- yrityksen tilanne voidaan nähdä luotettavasti
- kokonaisuutta voidaan kehittää liiketoiminnan mukana.
Toiminnanohjauksen kehittäminen alkaa siitä, että yrityksen työnkulut, vastuut ja tieto tehdään näkyviksi. Vasta sen jälkeen voidaan arvioida, millainen ERP:n, CRM:n ja muiden järjestelmien kokonaisuus tukee yritystä parhaiten.
