ERP-järjestelmä ei ole jokaisen pk-yrityksen välttämätön hankinta. Pieni palveluyritys voi toimia pitkään hyvin asiakkuudenhallinnan, sähköpostin, ajanvarauksen, projektinhallinnan ja ulkoistetun kirjanpidon avulla.
Toisessa yrityksessä ERP voi olla tarpeellinen jo varhaisessa vaiheessa. Näin voi olla esimerkiksi silloin, kun toimintaan liittyy varastoja, materiaaleja, tuotantoa, asentajia, toimituksia tai useita samanaikaisia projekteja.
Ratkaisevaa ei siksi ole pelkästään yrityksen koko tai liikevaihto. ERP-järjestelmän tarve riippuu ennen kaikkea siitä, kuinka monimutkaista yrityksen toiminta on ja kuinka tiiviisti sen eri osat liittyvät toisiinsa.
Pienyritys ei tarvitse ERP:iä vain siksi, että se kasvaa
Yrityksen kasvu ei automaattisesti tarkoita ERP-järjestelmän tarvetta.
Kymmenen asiantuntijan yritys voi toimia ilman varsinaista ERP:iä, jos sen toiminta koostuu pääasiassa asiakastyöstä, projektien seurannasta ja asiantuntijapalveluiden laskutuksesta.
Toisaalta muutaman henkilön yritys voi tarvita toiminnanohjausta, jos sillä on esimerkiksi:
- paljon tuotteita tai nimikkeitä
- varasto ja hankintoja
- omaa valmistusta tai kokoonpanoa
- asentajia tai huoltotöitä
- useita työvaiheita
- toimitusten aikataulutusta
- materiaalien ja työajan kohdistamista
- projektien kannattavuuden seurantaa.
Yrityksen henkilöstömäärä kertoo siis vain osan tilanteesta. Toiminnan rakenne kertoo usein enemmän.
Täältä näet tyypillisen ERP-järjestelmän toiminnot: ERP-järjestelmä – yrityksen toiminnanohjauksen ydin
Täältä: Miten myynti/CRM on merkittävä osa toiminnanohjausta – ERP:iä
Näinkin CRM:n ja ERP:in eron voi ajatella
- CRM auttaa näkemään, mitä mahdollisesti tapahtuu
- ERP auttaa hallitsemaan sitä, mitä on jo tilattu ja toteutetaan.
Milloin CRM ja ulkoistettu kirjanpito voivat riittää?
Monelle pienyritykselle CRM on ERP-järjestelmää tärkeämpi ensimmäinen ratkaisu.
CRM auttaa hallitsemaan esimerkiksi:
- asiakastietoja
- yhteydenottoja
- myyntimahdollisuuksia
- tarjouksia
- sovittuja jatkotoimia
- asiakassuhteiden historiaa.
Jos yrityksen tärkein haaste on myynnin, asiakasyhteyksien tai tarjousten hallinta, ERP voi olla liian laaja ratkaisu. Tällöin hyvin valittu CRM voi tuoda suuremman hyödyn pienemmällä kustannuksella ja kevyemmällä käyttöönotolla.
Myös taloushallinto voidaan usein hoitaa ilman ERP:iä. Pienyrityksellä voi olla käytössään sähköinen laskutusohjelma ja tilitoimiston tarjoama kirjanpitojärjestelmä. Tilitoimisto hoitaa kirjanpidon, veroilmoitukset, palkanlaskennan ja viranomaisraportoinnin.
Tämä kokonaisuus voi riittää hyvin, jos yrityksessä:
- laskutus on yksinkertaista
- tuotteita tai materiaaleja ei tarvitse seurata tarkasti
- varastoa ei ole
- projektien määrä on pieni
- työtehtävät voidaan hallita kevyillä välineillä
- tiedot eivät joudu kulkemaan jatkuvasti useiden toimintojen välillä.
Tällöin ERP:n hankinta voisi lisätä enemmän hallinnollista työtä kuin poistaa sitä.
Missä vaiheessa erilliset järjestelmät eivät enää riitä?
ERP-järjestelmän tarve alkaa tavallisesti näkyä silloin, kun yrityksen eri toiminnot pitäisi saada ohjattua saman tiedon perusteella.
Ongelma ei ole välttämättä se, etteikö yrityksellä olisi järjestelmiä. Niitä voi olla jopa liikaa.
Yrityksessä voi olla erillinen ratkaisu:
- asiakkuudenhallintaan
- tarjouksiin
- työmääräyksiin
- projektien hallintaan
- varastoon
- ostolaskuihin
- työajanseurantaan
- laskutukseen
- kirjanpitoon.
Jokainen ratkaisu voi toimia yksinään hyvin. Vaikeudet syntyvät, kun sama tieto pitää syöttää useaan paikkaan tai siirtää järjestelmästä toiseen käsin.
ERP:n tarve kasvaa, kun esimerkiksi asiakkaan tilaus pitäisi yhdistää automaattisesti hankintoihin, varastoon, työtehtäviin, toimitukseen, laskutukseen ja kannattavuuden seurantaan.
Tällöin kyse ei ole enää vain yksittäisen työkalun tarpeesta. Yritys tarvitsee yhteisen toiminnanohjauksen perustan.
Käytännön merkit ERP-järjestelmän tarpeesta
ERP-hankintaa kannattaa alkaa selvittää, jos yrityksessä esiintyy useita seuraavista ongelmista.
Samoja tietoja kirjataan moneen paikkaan
Asiakkaan, tuotteen, tilauksen tai projektin tiedot syötetään useaan järjestelmään. Tämä lisää työtä ja virheiden mahdollisuutta.
Kokonaiskuvaa ei saada yhdestä paikasta
Yrityksen johto ei näe helposti, mitä on myyty, mitä on tilattu, mitä on työn alla, mitä voidaan toimittaa ja mitä voidaan laskuttaa.
Laskutus viivästyy
Tehty työ, käytetyt materiaalit tai lisätyöt eivät siirry laskutukseen automaattisesti. Osa laskutettavasta työstä voi jäädä kokonaan laskuttamatta.
Varaston tiedot eivät ole luotettavia
Järjestelmässä näkyvä saldo ei vastaa todellista tilannetta. Tuotteita tilataan liikaa tai ne loppuvat kesken.
Projektien kannattavuutta ei tunneta
Yritys tietää projektin myyntihinnan, mutta ei välttämättä todellisia työ-, materiaali- ja alihankintakustannuksia.
Toimitukset ja työtehtävät ovat yhden henkilön hallinnassa
Yksi työntekijä tai yrittäjä tietää, mitä pitää tehdä seuraavaksi. Muilla ei ole ajantasaista kuvaa tilanteesta.
Kasvu lisää epäjärjestystä
Liikevaihto kasvaa, mutta samalla toimitusvirheet, myöhästymiset, selvitystyö ja hallinnollinen työ lisääntyvät.
Yritys ei pysty ennakoimaan
Hankinnat, työvoiman tarve ja kassavirta havaitaan liian myöhään. Päätökset perustuvat menneeseen tietoon eikä tulevaan työkuormaan.
Yksittäinen ongelma ei vielä tarkoita ERP-järjestelmän tarvetta. Jos samoja ongelmia esiintyy useissa toiminnoissa, yhteinen toiminnanohjausratkaisu voi olla perusteltu.
Toimiala vaikuttaa ratkaisevasti ERP:n tarpeeseen
ERP:n tarve voi syntyä eri toimialoilla hyvin eri syistä.
Asiantuntija- ja konsulttiyritys
Asiantuntijayrityksessä voivat riittää CRM, projektinhallinta, työajanseuranta ja taloushallinto.
ERP voi tulla tarpeelliseksi, jos projektien määrä kasvaa, resurssien käyttöä pitää suunnitella tarkemmin tai projektien kannattavuutta halutaan seurata reaaliaikaisesti.
Urakointi-, asennus- ja huoltoyritys
ERP:n tai kevyen toiminnanohjausjärjestelmän tarve voi syntyä jo pienessä yrityksessä.
Järjestelmältä voidaan tarvita esimerkiksi:
- työmääräysten hallintaa
- asentajien aikataulutusta
- mobiilikäyttöä
- materiaalien kirjaamista
- huoltohistorian seurantaa
- laskutuksen käynnistämistä tehdyn työn perusteella.
Tällaisessa yrityksessä CRM yksin ei tavallisesti riitä, koska asiakastiedon lisäksi on ohjattava käytännön työtä.
Kauppa ja tukkuliike
ERP:n merkitys kasvaa nopeasti, jos yrityksellä on paljon tuotteita, ostoja, varastoja, toimituksia tai verkkokauppa.
Keskeisiä tarpeita ovat usein:
- tuotetietojen hallinta
- varastosaldot
- ostotilaukset
- hinnoittelu
- toimitukset
- palautukset
- laskutus.
Valmistava yritys
Valmistuksessa ERP voi olla tarpeellinen jo varhaisessa vaiheessa, koska materiaalit, työvaiheet, kapasiteetti, hankinnat ja toimitukset liittyvät tiiviisti toisiinsa.
Valmistava yritys voi tarvita lisäksi tuotannonohjausta eli MES-toimintoja. Kaikkea ei välttämättä ole järkevää ratkaista yhdellä järjestelmällä, mutta ERP toimii usein kokonaisuuden perustana.
Projektitoimituksia tekevä yritys
Projektiliiketoiminnassa ERP:n tarvetta lisäävät pitkät projektit, välitavoitteet, hankinnat, alihankinta, muutostyöt ja monivaiheinen laskutus.
Kevyt projektinhallinta voi riittää alkuvaiheessa. ERP tulee ajankohtaiseksi, kun projektien talous ja käytännön toteutus pitää yhdistää samaan kokonaisuuteen.
Yritys voi tarvita kevyen toiminnanohjauksen, ei raskasta ERP:iä
ERP-järjestelmistä puhuttaessa ajatellaan helposti suuria ja kalliita kokonaisuuksia. Pk-yrityksen vaihtoehdot eivät kuitenkaan rajoitu laskentataulukon ja suuren ERP-järjestelmän välille.
Yritys voi valita esimerkiksi:
- CRM:n ja taloushallinnon integraation
- toimialakohtaisen työnohjausjärjestelmän
- projektinhallinnan ja laskutuksen yhdistelmän
- pilvipohjaisen kevyen ERP-ratkaisun
- modulaarisen järjestelmän, jota laajennetaan vaiheittain
- useiden järjestelmien kokonaisuuden, jossa tieto siirtyy integraatioiden avulla.
Tärkeämpää kuin järjestelmän nimitys on se, ratkaiseeko kokonaisuus yrityksen todelliset ongelmat.
Toimialakohtainen järjestelmä voi pienessä yrityksessä olla parempi kuin laaja yleis-ERP. Se voi sisältää juuri yrityksen tarvitsemat työmääräykset, huoltotiedot, varaukset tai projektitoiminnot ilman tarpeettomia ominaisuuksia.
Milloin ERP:iä ei vielä kannata hankkia?
ERP-hankintaa ei kannata käynnistää vain siksi, että nykyinen toiminta tuntuu sekavalta.
Ensin pitäisi selvittää, johtuuko sekavuus puuttuvasta järjestelmästä vai epäselvistä toimintatavoista.
ERP ei yksin ratkaise tilannetta, jos:
- vastuut ovat epäselvät
- tuotteiden tai palvelujen tiedot ovat puutteellisia
- työvaiheita ei ole määritelty
- kaikki työntekijät toimivat eri tavalla
- kukaan ei vastaa tiedon laadusta
- yritys ei tiedä, mitä se haluaa seurata
- käyttöönottoon ei ole aikaa tai vastuuhenkilöä.
Huonosti valmisteltu ERP-hanke voi vain siirtää vanhan epäjärjestyksen uuteen järjestelmään.
Ennen järjestelmävalintaa yrityksen kannattaa kuvata tärkeimmät työnkulkunsa:
- Miten asiakas tai tilaus tulee yritykseen?
- Miten työ, hankinta tai toimitus käynnistyy?
- Missä vaiheissa tietoa tarvitaan?
- Kuka vastaa kustakin vaiheesta?
- Miten tehty työ tai toimitus muuttuu laskuksi?
- Miten kannattavuutta seurataan?
Kun nämä kysymykset on ratkaistu, myös järjestelmän tarve selviää paremmin.
CRM vai ERP?
CRM ja ERP eivät ole toistensa vaihtoehtoja kaikissa tilanteissa. Ne ratkaisevat osittain eri ongelmia.
CRM:n keskiössä ovat asiakas, myynti ja asiakassuhde. ERP:n keskiössä on yrityksen resurssien, tilausten, työn, materiaalien ja talouden yhteinen ohjaaminen.
CRM voi riittää, kun yrityksen keskeinen tarve on:
- löytää asiakastiedot
- hallita myyntiä
- seurata tarjouksia
- muistaa yhteydenotot
- kehittää asiakassuhteita.
ERP voi olla tarpeellinen, kun yrityksen pitää lisäksi:
- ohjata tilauksia ja toimituksia
- hallita varastoa ja hankintoja
- kohdistaa työ- ja materiaalikustannuksia
- suunnitella resursseja
- yhdistää operatiivinen työ laskutukseen
- seurata kannattavuutta ajantasaisesti.
Monessa yrityksessä tarvitaan lopulta molemmat. CRM voi olla osa ERP-järjestelmää tai erillinen järjestelmä, joka on yhdistetty siihen.
Neljä kehitysvaihetta pienyrityksestä ERP:n käyttäjäksi
Yrityksen kehitystä voidaan tarkastella neljän vaiheen kautta.
1. Perustyökalut riittävät
Yritys käyttää sähköpostia, kalenteria, laskutusohjelmaa ja tilitoimiston taloushallintoa.
Tämä voi olla täysin riittävä ratkaisu yksinkertaisessa toiminnassa.
2. Yksittäisiä toimintoja kehitetään
Yritys ottaa käyttöön CRM:n, projektinhallinnan, työajanseurannan tai toimialakohtaisen sovelluksen.
Tavoitteena on ratkaista yksi selkeä ongelma kerrallaan.
3. Järjestelmät yhdistetään
Tietoa siirretään CRM:n, työnohjauksen, laskutuksen ja taloushallinnon välillä automaattisesti.
Yritys ei välttämättä tarvitse vielä varsinaista ERP:iä, jos integraatiot toimivat luotettavasti.
4. Tarvitaan yhteinen toiminnanohjaus
Erillisten ratkaisujen hallinta muuttuu vaikeaksi. Yritys tarvitsee yhtenäisen tilaus-, projekti-, tuotanto-, varasto- tai talousprosessin.
Tällöin ERP voi olla selkein ja pitkäikäisin ratkaisu.
Kaikkien yritysten ei tarvitse edetä neljänteen vaiheeseen. Hyvin rakennettu järjestelmäkokonaisuus voi toimia ilman yhtä keskitettyä ERP-järjestelmää.
ERP:n tarve voidaan tiivistää yhteen kysymykseen
Pk-yritys tarvitsee ERP-järjestelmän silloin, kun sen toiminnan eri osia ei enää voida johtaa luotettavasti erillisten tietojen ja järjestelmien avulla.
Raja ei määräydy yksin henkilöstömäärän, liikevaihdon tai kasvutavoitteen perusteella.
ERP tulee ajankohtaiseksi, kun yrityksen pitää yhdistää asiakas, tilaus, työ, resurssit, materiaalit, toimitus, laskutus ja talous samaan ohjattavaan kokonaisuuteen.
Ennen tätä vaihetta CRM, ulkoistettu taloushallinto ja muut kevyet ratkaisut voivat olla yritykselle järkevämpi vaihtoehto.
Tavoitteena ei ole hankkia mahdollisimman suurta järjestelmää. Tavoitteena on valita ratkaisu, joka tekee yrityksen toiminnasta selkeämpää, vähentää päällekkäistä työtä ja antaa johdolle riittävän ajantasaisen kuvan yrityksen tilanteesta.